なにかひとつのプロジェクトに取り掛かるときに、まず取り掛かるべきなのが段取りを組むことです。
「段取り八分」という言葉があるように、スムーズに目標達成に導くためには、手当り次第仕事にとりかかるのではなく、段取りを考えることが大切です。
今回は、段取りのメリットとその組み方についてご紹介します！
目次
段取り力があるとメリットがたくさん
段取り力があると、仕事の時間短縮に繋がりますし、合理的に物事が進みやすくなります。
その分、余分な残業時間も減ります。こなせる仕事量も増えるため、自分の評価も高くなります。
自分がチームリーダーで、チーム全体の段取りを決める立場である場は、スタッフがダラダラと仕事をすることを防ぎ、決められた目標に向かって効率よく動くチームにすることもできます。
スタッフが皆イキイキと動いている現場は、段取りがきちんと決められていて、ひとりひとりが「何をすればいいか」がはっきり分かっているものです。
次からの項目では、段取り上手になるための手順をご紹介しましょう。
手順① ゴールを強く意識する
段取りを考える上では、まずゴール設定が必要となります。
自分の中でゴールが曖昧だと、この後にご紹介する「作業を分けて考える」こともうまくいきません。
「自分はこの仕事を、いつまでに、どのような形に 仕上げるのか」というゴールを明確に打ち出しましょう。
手順② やることを分けて書き出す
ゴールが決まったら、達成までにやることをできるだけ細分化して書き出します。
このとき、付箋に書き出すのがオススメです。
なぜなら、「だいたいこういう手順だろう」と思ってノートに書き出しても、段取りを考えているうちに「ここは順番を逆にした方がいいな」といったこともでてくるからです。
こうなったときに、付箋に書いておけば順番を入れ替えることが容易です。
ゴール設定をしたプロジェクト以外にも、並行してやらなければならない日常業務もありますよね。
例えば、メールチェックや返信作業などといった単純作業は、まず最初に片付けてしまいましょう。
簡単ですぐに終わる仕事を先に片付けておくことで、段取りを必要とするプロジェクトに集中して取り掛かることができます。
手順③ ひとつひとつにかかる時間を想定する
やることを分けて付箋に書き出すことができたら、ひとつひとつの仕事にかかる時間も書き出しましょう。
ここは、あまり自分のスキルを高く見積もらず、余裕を持った時間設定にしましょう。
同時に、ゴール設定の際に決めた「いつまでに」というゴールの時期までに終わるような時間設定にすることも大切です。
手順④ 想定外のことも想定する
仕事の上で、トラブルや思いがけないアクシデントが起こるのは日常茶飯事です。
段取りを組むときには「想定外のことが起こる」ことも想定しておきましょう。
付箋の何枚かは、「想定外のことに対処する時間」としておくといいでしょう。
ただし、想定外を減らす努力は必要です。
「こうしたらこういう事が起こる可能性がある」「上司がこう言ってくるかもしれない」など、これまでの経験をふまえて、起こりうることを想定して段取りを組みましょう。
上司からの「アドバイス」という名の横やりが入ることが想定されるなら、ある程度の段取りを組んだ段階で
「こういった形で進めようと思いますが、なにかアドバイスなどあったらお願いします」と、自分からアクションを起こすことです。
最初に聞いておけば、それを組み込んだ段取りにし直すだけですみます。
そのときに「これでいいんじゃない」と上司が言ったならば、その後の横やりは入りにくくなり、スムーズに仕事を進められるでしょう。
チームで動いている仕事は随時、情報共有する
チームで動いている場合は、段取りを組んだ後にも随時情報共有が必要です。
「チームのみんな、決めた段取りに沿ってスケジュール通りに仕事をすすめているだろう」という考えは危険です。
この、「だろう」は、自分の勝手な「期待」でしかありません。
スタッフひとりひとり、他の仕事も抱えていたりアクシデントに見舞われていたりして仕事がスムーズに進んでいない可能性もあります。
チームで動いている場合は、段取りの一覧表をデータ上で作成し、全員が進捗も含めて共有できるようにしておく必要があります。
１日の段取りを考える場合
１日のタイムスケジュールを考えるときは、同じように付箋を使って、その日にやることを書き出すといいでしょう。
「メールチェック」や「他部署に書類を持っていく」、などのちょっとした雑務も書き出しましょう。
同時に、ひとつひとつにかかる時間も書き出します。
そして、付箋を張り替えて順番を組み立てましょう。
このときのポイントは、自分の声をよく聞くこと。
「私は11時くらいになると仕事の集中力が切れるんだよな」という人は、11時頃に他部署に行くなど、「動く」仕事を設定しましょう。
歩いたり人と話すことで気分転換になります。
また、「15時にはおやつを食べたい」ということなら、15時までにひとつ大きな仕事を終わらせるようにしましょう。
その日の山場のような仕事を終えたところだったら、気分もスッキリ晴れ晴れとおやつタイムを満喫できますよね。
こんなふうに、自分のモチベーションの上がり下がりなどを把握しながらタイムスケジュールを組むと、1日の仕事が効率よく進みますよ。
まとめ
いかがですか？
段取り力は仕事だけでなく家事などのプライベートでも活かせる大切な力です。
「考えるのは面倒くさい」と思うかもしれませんが、一度仕組みを整えれば、2度めからは段取りを考える時間も少なくてすむようになります。
ぜひ一度、試してみましょう！
