おや？
モアイくんが「あしたのジョー」の最終巻のジョーのようになっています。
…(苦笑)
繁忙期になると忙しさゆえ、モアイくんのような心境になる人もいるのではないでしょうか？
そしてこれから年末に向けて、まさに繫忙期を迎えるという人もいるでしょう。
そこで今回は繁忙期を乗り越えるために大切な仕事のやり方や考え方をお伝えします。
目次
【1】繁忙期を乗り越えるために大切なこと6選
➀パニックにならない
繁忙期で仕事量が一気に増えても、パニックにならないことです。
パニックになれば、体は緊張し、いつものパフォーマンスを発揮できません。
どれだけ量が多くとも、仕事というのは手を動かせば動かした分だけ確実に進み、いつかは必ず終わります。
ですから先のことを考え過ぎず、まずは目の前の仕事に集中しましょう。
➁優先順位をはっきりさせる
繁忙期ほど、優先順位をはっきりつけ仕事をやりましょう。
優先順位をつければ、次何やろうか等の迷いがなくなり、時間を無駄にせずに済みます。
優先順位の付け方は、基本的には締め切り等が近いものから、ということになりますが、イレギュラーな仕事や、こなすのに時間がかかりそうな仕事は締め切りに関わらず、早めに取り掛かりましょう。
➂一人で抱え込まない
繁忙期は部署全体で乗り越えるものです。
ですから、キャパオーバーになるほど、仕事を抱え込む必要はありません。
忙しい中でキャパ以上のことをやろうとすれば焦りからミスも増え、逆に仕事を増やす結果になりかねません。
キャパオーバーになるくらいなら、上司や同僚、部下の力を借りるべきです。
もちろん、借りるだけでなく、自分に少しでも余裕がある時は、彼らを助けましょう。
➃プライドやこだわりは捨てる
繁忙期の最優先事項は、“仕事を終わらせる”ことです。
そのために、つまらないプライドや、個人的なこだわりは捨てましょう。
たとえば、部下の方が得意な仕事があれば、部下に頼むことです。
上司なのだから何でもできなくてはとか、こんなことを頼んだら馬鹿にされるのではないか、等と思う必要はありません。
そうしたことを考えている時間こそ、勿体ないです。
どうすれば一番早く、正確に仕事が終わるかだけを考え、実行すべきです。
また、人によって仕事のやり方には違いがあるものです。
同僚などの仕事のやり方を見て、こうした方が良いのに、と一言、言いたくなることもあるでしょう。
しかしそれは繁忙期に言うことではありません。
部署に混乱を招き、仕事の能率が落ちるだけです。
誰も得をしません。
繁忙期は、多少の差異や気になる点には目を瞑り、結果だけを見ましょう。
結果のクオリティが担保されていればそれで良しとすべきです。
➄その日のゴールを決める
繁忙期は何ヶ月にもわたることがあります。
マラソンと同じで、最初から最後まで全力疾走では走り切れません。
適度に息抜きしたり、休むことも大切です。
頑張り過ぎて体調を崩したら、元も子もありません。
モアイくんのような人も多いと思います。
明日のことを考えて、少しでも仕事を終わらせておきたい、その気持ちもわかります。
しかし、考えてみてください。
その結果、翌日は定時で帰れているでしょうか？
恐らく、翌日は翌日で、さらに次の日のことを考え、残業をしているのではないでしょうか？
これでは、いつまで経っても体は休まりません。
やることがエンドレスにある繁忙期だからこそ、その日のゴールを決めて仕事をやり、それが終わったら思い切って帰り、しっかり休む日を最低、週に一度は作りましょう。
残業漬けで仕事をやるより、しっかり休み、メリハリを持って仕事をした方が能率も上がります。
⑥次の繁忙期に備える
これは余裕があれば、ということになりますが、目の前の仕事をやりつつ、次の繁忙期に備えておくことも大切です。
繁忙期になると、仕事の量も増え、通常のフローでは対処できない、イレギュラーな作業が必要になったりします。
そうした作業のフローをメモなどに残しておくと、次の繁忙期、同じような作業が発生した時に、スムーズに行うことができます。
データにまとめて、部署で共有できるようにすれば尚良いでしょう。
また、繁忙期を経験すると、自分に足りないスキルなども見えてくるはずです。
繁忙期が過ぎたら克服すべき課題として、そういったこともメモしておきましょう。
２ 繁忙期後の振り返りと対策も大切
繁忙期を終えると、一息つきたくなりますが、記憶が確かなうちに、次の繁忙期に備えた振り返りと改善をしておくことが大切です。
振り返りと対策は、個人と部署全体の両方で行うべきです。
個人
①スキルの習得
前章の⑥でもお伝えしましたが、繁忙期を通して判明した自分の弱点を補強しましょう。
足りないスキルや知識を補うために研修を受けたり、ＯＪＴを繰り返しましょう。
②周りとコミュニケーションを取っておく
繁忙期は周りに助けてもらうことも多くなります。
そうした時、普段コミュニケーションを取っていないと、助けてもらうのも気が引けます。
ですから、繁忙期になる前から部署の人とは積極的にコミュニケーションを取るようにしましょう。
部署
①人員の補強
繁忙期を経験してみて、人員が足りと感じたら、部署のミーティングで議題に挙げましょう。
新たに人を採用するとなればお金も時間もかかるため、なるべく早く提案すべきです。
②作業フローやシステムの改善
繁忙期後は作業フローやシステムを改善する良い機会です。
通常業務では見えなかった問題が浮き彫りになるためです。
モアイくんの言うような作業フローの改善や、ヒューマンエラーが起きやすい作業に関しては、システムを改善することで自動化できないかも、検討すべきでしょう。
まとめ
繁忙期は心身共に大変ですが、スキルを伸ばし、経験を積めるチャンスでもあります。
ぜひ、周りの力も借りて乗り越えましょう。
そして、繁忙期で得た気づきを部署全体へ還元し、業務改善に繋げていきましょう。
