「毎日なんとなくダラダラ残業してしまう」
「昼休み中もご飯を食べながらデスクで仕事をしている」
こんな人、いませんか？
繁忙期で業務量が増えてしまう時期は別として、普段の業務量でこんなことが起きている人は、タイムマネジメント術を身につけたほうがいいかもしれませんよ。
今回は、タイムマネジメントを身につける方法についてご紹介します！
目次
タイムマネジメントができていない人の典型例
「書類を今日中に完成させたいと思っている。でも、会議が始まってしまったから、ひとまず会議室へ行こう。会議が長引いた・・・。さて書類作成・・・。あ、取引先へのメールを忘れていた！メールをしないと。ついでにためていた事務処理もして・・・。さあ、ようやく書類に取り掛かれるぞ。でも、なんだか疲れて集中できないからコーヒーブレイク。さあ、今度こそ取り掛かろう！でも、夕方になるとスタッフが取引先から戻ってきてあれこれと話しかけられるなあ・・・。ふう、ふと時計を見たら、もう19時・・・」
いかがでしょう？
時間をマネジメントするどころか、流されて振り回されてしまっていますよね。
そのため、自分は丸一日働いたつもりでとても疲れているのに、仕事の達成率としては低く終わってしまっています。
こうなってしまう原因は「ひとつひとつのタスクにかかる時間」を把握していないことにあります。
タイムマネジメント術を身につけるには、まずこの時間を把握することから始まります。
次の項目から、詳しくご紹介します。
仕事を分類する
仕事には、種類があります。
まず、その日行う業務を以下の３つに分類します。
- 集中して行う仕事（プレゼン資料や報告書の作成など）
- 作業的な仕事（メールチェックや表への打ち込み・事務処理など）
- 一定の拘束時間が決まっている仕事（会議・打ち合わせなど）
分類できたら、ひとつひとつの仕事にかかる時間を算出しましょう。
このときに、突発の仕事が入ったときに対応するための予備の時間を作ることを忘れずに！
そして、それらをすべて足したときに定時までに終了できるかどうかチェックします。
もしも大幅に定時を過ぎる計算になってしまったら、「明日に回せるものを洗い出し、今日のとろこは途中までできればOKとする」など、臨機応変に考えましょう。
仕事を時間軸に当てはめていく
仕事の分類と所要時間の計算ができたら、時間軸に当てはめていきます。
バーチカルタイプの手帳（時間軸で区切られた手帳）を持っている人は、そこに書き込みましょう。
タスクを時間軸に書き込む手順
- 会議やクライアント対応など、アポイントメントが入っているもの（時間が決定しているもの）を書き込む
- 毎日の仕事としてルーティンで決まっているもの（メールチェック・返信など）を朝イチ・昼休憩後などに書き込む
- 書類作成などの仕事を①②以外の時間軸に当てはめていく
いかがでしょうか？
この作業は、すでに所要時間が把握できているため、比較的簡単にできるのではないでしょうか。
ここまでできたら、時間通りに終わらせることができるよう、集中して仕事に取り組むだけです。
対人相手の仕事のタイムマネジメント術
会議や打ち合わせなど、複数人が関わる仕事のときは、スタート時間ははっきりしていますが、終了する時間が読めないときがありますよね。
そんなときは、もし自分がイニシアティブを取れる立場にあれば「◯時までに終わりにしましょう」「◯時くらいまでお時間いただければと思います」など、デッドラインを提示するようにしましょう。
そういった立場にない場合は、そのタスクにかかる時間を多めに想定しておくようにしましょう。
そうすることで、他の仕事へのしわ寄せも防げます。
また、想定より早く終了すれば、前倒しで他の仕事に取り掛かり、余裕を持って仕事を終わらせることができます。
タイムマネジメントの落とし穴
突発的な仕事への対応
時間軸で仕事を当てはめていく方法でデメリットになってしまうこととして、「突発の仕事に対応しづらくなる」ということがあります。
そこで大切なのが「”予備の時間”も時間軸に落とし込んでおく」ということです。
一日のうちで、どれくらい突発的な仕事が入ってくるでしょうか？
それを想定して時間を算出し、時間軸に落とし込んでおきましょう。
そうすることで、自分が作ったタイムマネジメントに支障が生まれなくなります。
そもそも時間の算出が適切にできていない
これまで、時間を意識して仕事をしていなかった人は「ひとつひとつの仕事にかかる時間」と言われても、適度な時間設定をできないかもしれません。
そのため、想定が甘くなったり、逆に時間を取り過ぎたりといった失敗が起こります。
こういった人は、まず仕事に取り組むときにひとつひとつ時間を測ることから始めましょう。
大体の所要時間をつかめたら、改めて時間軸に落とし込む作業にトライしましょう。
すきま時間を有効に使う方法
「仕事がサクサクと進み、会議も早めに終わった」
こんなふうに、ふと時間に余裕が生まれる日もありますよね。
そんなときは「ちょっとした時間ができたらすること」を作っておきましょう。
例えば、次のプロジェクトで必要になる情報を集める、仕事で必要な知識だけど勉強できずにいたことに取り組む、など。
こうしておくことで、すきま時間も有効に使うことができますよ。
まとめ
いかがですか？
タイムマネジメント術を身につけることで、業務のひとつひとつにメリハリを付けて取り組めるようになり、仕事効率も上げることができます。
さらに、ダラダラ残業も減らすことができます。
ぜひ、トライしてみてくださいね！
