突然ですが、あなたは分からない時、サッと人に聞けますか？
今はスマホで何でも調べられるから大丈夫？
確かにそうかもしれません。
でも、それが仕事のことならそうはいきません。
今回は、仕事上で分からないことがあった時、スムーズに上司や周りの人に聞く為の方法と心構えについてお伝えします。
質問がしっかりできるようになると、あなた自身の能力向上はもちろん、あなたの社内での人間関係や評価も上がります。
質問できなくて悩んでいる方は、ぜひ最後まで読んでみて下さい。
目次
質問できないことのデメリット
仕事上の分からないことを質問できず、放置すると様々なデメリットがあります。
その影響はあなた個人だけでなく、部署全体に及びます。
とんなデメリットがあるか、詳しく見ていきましょう。
ミスが増え人間関係が悪化する
仕事を進める上で、疑問点を確認することは、ミスを防ぐ上でも必須です。
それをせず仕事を進めると、当然ミスが起き、上司や周りの人間に迷惑がかかります。
それが続けば、周りはあなたへ不信感を抱き、人間関係も悪化し、ますます質問しにくくなるという、負のループに陥ってしまいます。
スキルアップできず意欲を失う
初めての仕事や、難易度の高い仕事に「分からない」はつきものです。
それを周りや上司に聞いて解決することで、スキルアップできます。
質問できないということは、そのスキルアップの機会を失うということです。
新しい仕事に取り組まない、チャレンジしなければ、当然あなたの職場での評価は低いままです。
同時に、あなた自身も次第に仕事に対する意欲を失っていくでしょう。
部署全体の業務効率が落ちる
あなたが質問をせず、ミスをしたり、新しい仕事を覚えないままだと、部署全体の業務効率が落ちます。
仕事を覚えないということは、特定の業務に対し「できる」人に業務が集中するということです。
そこで業務の滞りが起きてしまいます。
加えて、あなたのミスを他の人間がカバーすることにも時間を取られます。
質問できないその原因とは？
そもそも、なぜ質問できないのでしょう。
その原因はあなた自身だけでなく、職場や部署自体にもあるかもしれません。
質問を妨げる職場の状況とはどんなものか、説明していきます。
上司の態度が威圧的
上司が部下に対し威圧的だと、部下は臆してしまい、分からないことがあっても、質問しにくくなります。
質問されないことは、上司にとってもデメリットです。
分からないまま部下に仕事を進められ、あとで余計な仕事が増える可能性もあるからです。
日頃からコミュニケーションが少ない
社員間のコミュニケーションが少ない職場は質問もしにくいものです。
日頃から、雑談も含め、コミュニケーションを取っているからこそ、いざ困った時も質問できるのです。
無駄話を推奨するわけではありませんが、質問も、日頃のコミュニケーションの延長にあるものです。
忙しくて社員に余裕がない
人手不足の職場などでは大抵、質問を受けるべき立場の人間が業務に忙殺されています。
その為、分からないことがあっても、質問しにくい雰囲気があります。
本来、こうした職場ほど、分からないことは質問し、仕事を覚え、早く戦力になる必要があります。
しかし実際は、質問ができず、仕事を覚えられない。
だから人が育たず、いつまでたっても余裕ができない、という悪循環が生まれがちです。
スムーズに質問する為の方法とマインド
では、どうすれば気持ちよく質問し、また、気持ちよく質問を受けてもらえるのでしょう。
その方法や、質問時の心構えについて説明します。
指示を出された時に質問する
仕事の指示を受けた時は、質問をする絶好の機会です。
相手も今指示していることなので、スッと答えてくれます。
少しでも不安な点は、後で確認してから…などと思わず、その場で解決しましょう。
その方が指示する側にしても自分の指示がきちんと伝わったか確認でき、安心です。
一度自分で考えた上で質問する
質問するということは、相手の業務を止めるということです。
ですから、質問する前に一度自分で考え、自分なりの「仮説」や「意見」を持った上で質問しましょう。
そうすることで疑問点が明確になり、一度の質問で解決することができます。
また、疑問点が明確な方が、相手も答えやすいでしょう。
相手の都合を最初に聞く
忙しそうな相手に質問をするのは気が引けるものです。
そんな時は質問する前に一言、「今お時間よろしいですか？」と声を掛けましょう。
そう声を掛けることで、相手は自分のタイミングであなたの質問に答えることができます。
場合によってはすぐ対応してもらえないかもしれません。
しかし、相手が落ち着いている時の方が、あなたも質問しやすいはずです。
概要を先に伝える
質問する時は、まず何について聞きたいか、概要を伝えましょう。
そうすることで、相手も何について聞かれるかが把握でき、答える準備ができます。
「クローズドな質問」「オープンな質問」
質問には次の2種類があります。
- クローズドな質問…YESかNOで答えて欲しい質問
- オープンな質問…相手の意見が聞きたい質問
この２つの質問を上手く使い分けましょう。
たとえば、忙しい相手には、なるべく質問を絞り、YESか NOで答えてもらいましょう。
一方、クリエイティブな発想が求められることでは、相手に自由に発言してもうのが良いでしょう。
メモを取りながら確認する
古典的ですが、質問の答えをメモすることは重要です。
相手が急いでいる時でも、「忘れないようにしたいので」と一言断って、肝心な点はメモしましょう。
メモを取らず、同じことを再び聞かれるより、少し時間はかかっても、確実にメモを取ってもらった方が、相手にとっても良いはずです。
まとめ
いかがだったでしょうか。
今回は職場で上手に質問する方法と心構えについて説明しました。
時に、質問するのは勇気がいりますが、質問することも仕事の内です。
ぜひ質問力を上げ、円滑な人間関係の中で、前向きに仕事に取り組めるようになってくださいね。
