仕事でメモをとることは頻繁にあります。
「仕事ができる人はメモをとる能力が高い」ともいわれ
メモ術を紹介した本もたくさん出版されています。
効率的にメモをとり
仕事に最大限活かすには
どのようなポイントを
おさえればいいのでしょうか？
そこで今回は
メモをとる意味とメモのとり方のコツ
さらにプライベートでも活かせる方法について
ご紹介します！
目次
メモの使い方・メモをとる目的
メモをとる最大の目的は
人から聞いた内容を
忘れないようにするためです。
メモをとっておけば
頭で覚えていなくても
メモを見返せば思い出すことができます。
外付けの自分専用ハードディスクのようなものです。
メモは単なる備忘録ではなく
思いついたアイデアを書き出したり
情報を整理することにも役立ちます。
主なメモの役割は、以下のとおりです。
主なメモの役割
- 会議の備忘録・記録用
- 仕事の指示や何かを教わるとき
- クライアントとの商談や打ち合わせ
- 研修やセミナー
- アイデアの可視化・備忘録
- 情報整理
- 情報共有
メモには実にさまざまな役割が
あることが分かります。
メモのとり方次第で
仕事の出来を左右するので
ぜひともポイントをおさえた
メモのとり方を身につけましょう。
なぜメモが必要なのか
メモをとるメリットは
多くあります。
先程ご紹介したとおり
頭の中に留めておけない情報を
記録しておく
ハードディスクとしての役割が
最も大きいものです。
メモをとることは
単なる備忘録にとどまりません。
メモをする際
人は記録する情報を
取捨選択しています。
この過程で
必要な情報を
整理しているのです。
配られた紙をただ見るのではなく
自分でメモをとるからこそ
できることです。
上司などから業務を引き継ぐときに
引継書のようなものをもらうこともあるでしょうが
そこに自分でメモを書き込むことも
情報整理や仕事への理解を深めるために
とても役立ちます。
上司やクライアントとの打ち合わせなどでは
「メモをとる」という姿勢そのものが
自分への評価につながります。
「真剣に仕事をしているな。信頼できる相手だ」
という印象を与えられます。
何より、上司やクライアントに対して
再度同じことを聞くのはNGなので
メモをとることはとても大切です。
メモのとり方のコツ
メモは、やみくもに書き
そのまま放ったらかしにしていては
意味がありません。
本項では
メモのとり方のコツをご紹介します。
紙に書く
メモアプリや音声記録アプリなどもありますが
第１段階でのメモとしては
紙がおすすめです。
文字を書くだけでなく
図解したり余白を多く作ったりするなど
汎用性の高さでは紙がもっともよいツールです。
もちろん、時と場合によって
デジタルツールも併用しましょう。
日付とタイトル
メモの冒頭には必ず
日付とタイトル（クライアント名・会議名など）
打ち合わせの相手を書きます。
日付を手帳と照らし合わせるだけで
「あのときの打ち合わせだ！」
と記憶がよみがえり
メモの内容をよく思い出すことができます。
メモノートを作る
メモ帳は、一元管理するため
一冊にまとめるといいでしょう。
紛失するリスクも減りますし
時系列で進んでいくため
前回の打ち合わせ内容を
振り返るのにも便利です。
雑すぎると逆効果
メモは人の話を聞きながらとるため
紙に目線を落としていないこともありますし
素早く書き留めることが大切です。
とはいえ
何を書いてあるか分からないほど雑では
本末転倒です。
「自分だったら読める」程度の文字にしましょう。
全部書き留めようとしない
全部書き留めようとするのは
思考停止と同じことです。
受け取った情報の取捨選択をし
要点を書き留めるようにしましょう。
感想や疑問も書く
メモを取っているときに
疑問が出てくることもあるでしょう。
特に、研修やセミナーなどで
講師が話している最中
質問ができない場合は
メモに疑問点を書き留めておきましょう。
最後の質疑応答のときに
その疑問を解消するようにしましょう。
また、感想やコメントも書いておくと
メモを振り返ったときに思考整理に役立ちます。
色分けする
メモを取っている最中は
難しいかもしれませんが
後から見返したときに
重要な点を赤でラインしたり
メリハリをつけることに使いましょう。
図解する
話を聞いた内容を
図にした方が分かりやすいと思うときは
図解しましょう。
図解できるということは
思考整理できている
ということでもあります。
理解が進むので
積極的に取り入れたい手法です。
余白を作る
メモには余白を多く作りましょう。
メモをとっている途中で
疑問やアイデアが浮かんだときに
書き込めるスペースになりますし
後から見返したときに
書き込むこともできます。
清書する
メモは、話す相手のスピードに合わせてとるため
自分にしか読めないような字で書きます。
時間が経つと記憶も薄れ
メモを見返しても
何を書いていたのか
忘れてしまっていることもあります。
早めに清書することが大切です。
清書といっても
自分さえ分かればいいことなので
あまり時間を掛ける必要はありません。
スマホやタブレットなどのメモ機能
清書するツールとして
スマホやタブレットの使用が有効です。
有名なメモアプリとして
DropboxやEvernoteなどがあります。
スマホのメモ機能を利用してもいいでしょう。
ボイスレコーダーにまとめておく方法もあります。
自分が振り返るときに使いやすいツール
自分に合ったツールを選びましょう。
メモはプライベートでも役立つ
メモをとることは
人生を充実させるためにも役立ちます。
日々過ごしている中で
ふと「こんなふうに生活していきたいな」
「今年中にこんなことをしたい」など
いろいろなことが頭に浮かぶでしょう。
趣味でモノづくりをしている人であれば
作品のアイデアが浮かぶこともあるでしょう。
思考やアイデアが思い浮かんだら
すぐにメモとして残しておけば
忘れずにすみます。
「いつもポケットにメモ帳かスマホを！」
を合言葉に、思考整理やアイデアをメモをしましょう。
まとめ
いかがですか？
今回は
メモをとる目的やメリット
コツについてご紹介しました。
メモを効果的にとることで
頭の容量を空けておくことができ
思考整理に役立ちます。
ビジネスシーンだけでなく
プライベートをより充実させるためにも
おすすめです。
ぜひ、メモの力を
自分の生活に取り入れましょう！
