ビジネスシーンでの重要な連絡手段の1つがメールです。
ビジネスメールを作成するに当たって、どんな文章を入力しようか迷う人は多いでしょう。
この記事では、ビジネスメールの定型文や知っていて得するマナーを解説していきたいと思います。
基本の形を知っておこう
ビジネスメールの本文には「メールの用件、挨拶、名乗り、結びの文章」があり、これを基本の形と言います。
本題に入る前に必ず、挨拶と名乗りをする必要があります。一般的に下記の形が使われています。
挨拶
- いつも大変お世話になっております。
- 突然のご連絡失礼いたします。
- ご無沙汰しております。
名乗り
- ××会社 総務部 ○○です。
結び
- お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
- 何卒よろしくお願い申し上げます。
- ご一読のほどお願いします。
TO・CC・BCCの違いを覚えておこう
メールを送信する時に知らないと恥ずかしい「TO・CC・BCC」の違いをまとめましたのでご覧下さい。
⑴TO（宛先）
「TO」には宛先という意味があり、送り先です。
ビジネスメールにおいて、送られた人は返信の義務が生じます。複数人に一斉送信している場合も同様です。宛先欄に表示されるメールアドレスを見て、メールを受けとった相手を確認することが出来ますり
⑵CC
「CC」はCarbon Copyの略で、複写と言う意味があります。CCは「念のために確認してほしい人」のメールアドレスを入力します。CCで送られた人の返信の義務はありません。CC欄に表示されるメールアドレスを全員確認することが出来ます。
⑶BCC
「BCC」はBlind Carbon Copyの略で、CCと同様な複写の扱いです。CCとの違いは、BCC欄は表示されません。複数の人にメールを一括送信の場合使用されることが多いです。メールアドレスは個人情報ですので交流がない人には教えられません。
メールの書き方を覚えよう
基本的な書き方をまとめましたのでご覧下さい。
⑴件名の書き方
件名は、メールの内容を簡潔に。重要性の高いメールは【】などをつかって強調してしよう。
例えば
- 【× × × の件について】資料を添付してあります。
- 移動のご挨拶（社名・名前）
- 【お知らせ】×月×日の懇親会のスケジュール
⑵宛名の書き方
宛名は、会社名 、部署、役職、名前を。間違いがあると相手に失礼にあたるので送信前に再度確認すること。
例えば
- × × 株式会社 総務部 ○○ 様
※「様」と「御中」の違い
個人宛の場合は「様」、会社や団体宛の場合は「御中」
⑶署名の書き方
署名とは、メールの最後につけるもの。発信者の氏名やメールアドレスが書かれている情報のことです。メール上での名刺代わりです。
例えば
―――――――――――――――
会社名
所属部署・役職
氏名
メールアドレス
郵便番号・住所
電話番号
―――――――――――――――
ビジネスメールを使う場面を覚えよう
打ち合わせや訪問後はお礼メールを相手におくる。
ビジネスにおいて、打ち合わせや訪問など多いでしょう。取引先やお客様と会った場合、その後に必ずメールをお送りしましょう。メールを持っていない相手であれば電話でお礼を伝えましょう。お礼のメールは翌日までに送るようにしましょう。
そうすることにより、相手方あなたにもつ存在感や好感度が高くなり、今後の取引が円滑に進むでしょう。
受信したメールは確認次第返信する。
受信したメールは1営業日以内に返信をするように心がけましょう。返信が遅くなると相手に不安感や不快感をもたせてしまうことがあります。受信した内容の回答に困った場合は、いつ頃までに返答が出来るのかを相手に伝えて下さい。そうすれば相手も納得します。
まとめ
今回は新卒に教えたいビジネスメールの基本について解説していきました。
ビジネスメールの基礎を身につけて仕事を円滑に進めましょう。メールもコミュニケーションツールの1つです。上手く利用して仕事の幅を広げることもできます。
