２０２２年がスタートしました。
皆さん、心新たに仕事はじめを迎えたことでしょう。
「今年の目標は、デキる人材になること」
「今年こそは、仕事をテキパキ進められるようになりたい」
そんな抱負を持っている人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事を効率的に行うための必須項目であるタスク管理についてご紹介します。
タスク管理術を身につけて、デキる人を目指しましょう！
目次
タスク管理の重要性
仕事を効率的に進めるには、タスク管理をすることが大切です。
タスクというのは、ひとつひとつの仕事や作業のこと。
自分がやるべきタスクを把握し、順序立ててこなしていくことがタスク管理です。
職場では効率的に仕事を進めることが求められますので、タスク管理をすることが必須ともいえます。
効率的に仕事ができれば、職場としての生産性も上がりますし、周囲からも「デキる人」として認められます。
ぜひ、タスク管理スキルを身につけましょう。
なぜタスク管理が必要なのか
タスク管理ができない人というのは、場当たり的に仕事をこなすことが多いようです。
「仕事をこなしてもこなしても、終わらない。いつも追い詰められているようだ」と感じている人は、このタイプかもしれません。
本来、タスクの量が多い人ほどタスク管理をして順序立ててこなしていく必要があります。
そのワンステップをふまないために混乱が起こり、仕事の効率を下げてしまっているのです。
チームで仕事をしている場合には、タスク管理をせずに仕事を進める人がいると、チーム全体の進行に不具合が生じてしまいます。
周りの人も何がどうなっているのか把握できず、全体が混乱してしまう原因にもなります。
ひとりで進めるタスクもチームで進めるタスクも、きちんと管理して進めないと、効率が悪くなるだけでなく混乱の原因にもなりかねないのです。
タスク管理の必勝法
タスクを見える化する
まずは、タスクをすべて書き出し、自分がやるべき仕事を見える化しましょう。
タスクを分解する
ひとつのタスクにも、いくつかの工程があります。
それをすべて書き出します。
料理に例えると分かりやすいかもしれません。
今日の夕食のメニューは、カレーとサラダだとします。
タスクは「カレーを作る」「サラダを作る」のふたつです。
これをそれぞれ分解します。
「カレーを作る」には、野菜を切る、肉と野菜を鍋に入れる、炒める、水を入れる、柔らかくなるまで煮る、など分解されたタスクがいくつもあります。
数にしたら10以上のタスクがあるでしょう。
「サラダを作る」というタスクにも、野菜を洗う、野菜を切る、水にさらす、など分解されたタスクがあります。
こちらも10近くのタスクになるでしょう。
仕事の上でも同じです。
「会議の準備をする」というひとつのタスクにある工程を分解していきましょう。
この作業は、付箋に書くと、分解したタスクの順番を入れ替えるなど、臨機応変にできるのでオススメです。
分解したタスクの順序を設定する
分解したタスクをこなしていくための順番を決めます。
どの順番で進めることがもっとも効率的か、付箋を張り替えて考えましょう。
時間配分をする
タスクに取り掛かる順番を決めたら、各タスクにかかる時間配分を行います。
１日で行うタスクであれば、時間配分をしたときに終業時間までに終わることが不可欠です。
中長期にわたるタスクを考えている場合は、タスク完了までの日数で割り、一週間・一日の作業量に分配していくようにしましょう。
時間に余裕をもたせることが大切
どんなに完璧なタスクでも、時間に余裕がないと達成は難しいでしょう。
仕事をしていれば、突発的な業務が入ってきたり、思わぬトラブルが発生することは日常茶飯事。
タスクを遂行している途中でも容赦なくふりかかってきます。
そんなときでも時間に余裕を持っておけば、それらに対応しつつタスクを進めることができます。
チームのタスク管理はクラウド上で
チームのタスク管理は、誰でもいつでも進行状況を確認できるようにしておくことが大切です。
スプレッドシートで進行表を作り、共有しておく方法が一般的かもしれません。
この他、さまざまなクラウドサービスがあるので、活用してもいいでしょう。
プライベートでも役立つタスク管理術
タスクを管理することが仕事をする上でとても重要であることをご紹介してきました。
仕事をする上では、常に「優先順位をつけること」が必要です。
優先順位の高い仕事からこなしていき、その上で、必要なタスクすべてを終わらせなければなりません。
そのためには、時間に余裕を持ち、うまく時間配分をすることが大切です。
今まで「タスク管理」というものを意識していなかった人は、まず、「今日一日のタスクを完了する」ということを目標にして、タスクの見える化から始めてみましょう。
また、こういった思考を持つことは仕事以外でも役立ちます。
日頃家事をしている人は、いくつものタスクをこなしているでしょう。
「家事がうまく回らない」と思っている人は、ぜひこのタスク管理術を実行してみましょう。
まとめ
いかがですか？
今回は、仕事を効率的に行うために必要なタスク管理の方法についてご紹介しました。
仕事は場当たり的に進めるものではなく、タスクを見える化して分解し、時間配分をうまく決めて進めていくものです。
仕事でもプライベートでも、ぜひこのスキルを身につけて活かしていきましょう。
