コミュニケーションコストという言葉をご存知でしょうか？
コミュニケーションコストが高いと仕事効率は下がり、個人にとってもチームにとってもマイナスです。
コストを少なくするよう努力すると仕事がスムーズにまわり出します。
人間関係の改善にもつながる方法です。
今回は、コミュニケーションコストについての説明、コストを少なくするための方法について解説します。
コミュニケーションコストを理解し、少なくしたい方に必見の記事です！
目次
コミュニケーションコストとは？
コミュニケーションコストとは、情報伝達や意思疎通をするときに要する時間や労力のことです。
物事を伝えるとき、相手が短い時間、少ない言葉で理解してくれればコストは少なくすみます。
同じことを同じように伝えたとき、理解するまでに時間がかかるほどコミュニケーションコストが高い状態になります。
コミュニケーションコストが高いと情報伝達に時間がかかり、業務効率も下がります。
反対にコミュニケーションコストが少なければ仕事は効率的に進みます。
コミュニケーションコストが高い状態は、組織に問題がある場合もあれば、個人に問題がある場合もあります。
まずは自分を振り返り、コミュニケーションコストを少なくしていくことが大切です。
さらに組織づくりにたずさわる人は、コミュニケーションコストを少なくするためのマニュアル作りや、意識共有ツールなどを構築することを考えましょう。
コストが高い人の特徴
コミュニケーションコストが高い人には以下のような特徴があります。
いろいろな人に同じ質問をする
一度誰かに伝えられたことを理解しきれず、周りの人に同じ質問をする人がいます。
質問を繰り返した分だけコミュニケーションコストが高くなります。
話しかけづらい雰囲気を持っている
周りの人から「話しかけづらい人だ」と思われているとコストが高くなります。
仕事を依頼したい側は話しかけることに気が引けて、必要なことを伝えきれずに終わることがあります。
結果として何度かやりとりを繰り返すことになることも多く、コストが高くなります。
つい自分が話をしてしまう
自分が話し出してしまう人は、話している時間の分だけコストが高くなります。
人の話をさえぎって自分が話し出すクセがある人は改善が必要です。
理解力が低い
相手が伝えたいことを理解できない人はコミュニケーションコストが高い人です。
物事の全体像を把握せずに分からないことをそのまま放置してしまったり、正しく理解できておらず結局仕事が二度手間になったりします。
自分の役割への理解度が低い
自分が所属している部署、自分の立ち位置などを理解していないと、同じことを伝えられても自分がどこまで仕事をすればいいのか正しく理解できません。
コミュニケーションコストは高くなります。
遠慮して質問できない
質問をしたり聞き返したりすることに躊躇してしまう人は、内容を理解しきれずに仕事に取り掛かることになります。
勘違いによる仕事の未達成につながり、コストが高くなります。
コストを少なくするための改善策４選
コミュニケーションコストを少なくするために個人としてできる対策について解説します。
ヒアリングを意識する
自分の話をしてしまいがちな人はヒアリングすることを意識しましょう。
徹底して人の話を聞き、内容を理解し、それから話し出すようにしましょう。
５W１Hを意識する
話を聞くときに５W１Hを意識すると足りない部分について的確に質問することができます。
情報整理をしてから足りない部分を質問しましょう。
５W１Hは以下のとおりです。
- Why（誰が）
- Where（どこで）
- When（いつ）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
伝えられた内容に５W１Hが網羅されていれば、スムーズに仕事に取り掛かることができます。
基礎的な知識を身につける
仕事で必要な専門用語や知識を身につけておきましょう。
基礎知識が備わっていない人に同じことを伝達しても伝わりません。
自分の役割を知る
自分の部署、自分の立場での仕事の範囲や裁量を正しく理解しておきましょう。
その上で伝達を受けると、コミュニケーションコストを少なくできます。
チームのコミュニケーションコストを少なくする方法
本項では、チームとしてコミュニケーションコストが高い場合のコストの下げ方について解説します。
新しい業務が発生した場合、周知を徹底できていないとコミュニケーションコストが高くなります。
まず、チームの進む方向をメンバー全員で共有します。
その上でマニュアルを作り周知します。
業務遂行時には、随時コミュニケーションツールを活用し、情報共有をしましょう。
常にメンバー全員で業務の進捗を共有していることがコストを少なくする方法です。
まとめ
本記事では、コミュニケーションコストとは何か、コストが高い人の特徴、コストを削減するための対策、チームとしてのコストを少なくする方法について解説しました。
コミュニケーションコストが少なくなれば、業務効率が上がりチームのコミュニケーションも円滑に進みます。
個人はもちろん、チームのコストを減らすためにぜひ実践しましょう。
