仕事のミスが多い人と
ほとんどミスをしない人がいます。
その違いはなんでしょうか？
「記憶力に差があるのだろう」
「焦るとパニックになって冷静に仕事を進められない」
さまざまな要因が考えられますが
ひとつには本人の行動特性によるものがあります。
特性をなくすのは難しいものですが
意識することで防ぐことができます。
今回は、ミスをしやすい人が
ミスを防止するための方法についてご紹介します！
目次
仕事のミスは減らしていけるもの！
仕事でミスが多いと、仕事の進捗にも関わりますし
会社にとって大きな損失を招く原因にもなります。
周りからの信頼を失いかねないことなので
ぜひとも減らしていきたいものです。
会社には、ミスをしやすい人とあまりしない人がいます。
その違いは特性による部分があります。
「忘れっぽい」「パニックになりがち」など
ミスの原因となる特性を自覚している人は
その特性を持った自分がミスをしないような仕組みを考えましょう。
ミスにつながる特性は
その側面から見たらマイナスですが
他の側面から見たらプラスになる特性でもあります。
自分の特性を否定する必要はありません。
ミスが出やすい特性に対する自覚を持って
防止策を考えていきましょう。
ミスが多い人の特徴
ミスが多い人の特徴として
次の事柄が挙げられます。
- 思い込みがある
- 面倒くさがりで確認作業を怠る
- 場当たり的に仕事を始める
行動特性が上記に当てはまる人は
日頃から注意する必要があります。
思い込みがある人というのは
「１を聞いて10を知った気になってしまう」人です。
次の項でご紹介する5W1Hを意識し
細かく相手に確認してから
仕事に取り組むようにしましょう。
確認作業を怠るのは多くの人がやりがちな行動ですが
「自分は面倒くさがりだ」という自覚がある人は
特に気をつけましょう。
「仕事を完了した！」と思ったときに
もうひとふんばりして確認作業をしましょう。
場当たり的に物事を始めるクセのある人は
「始める前に考える」ことを意識しましょう。
数秒考えるだけでも
仕事の正しい優先順位が見えてくるものです。
ミスを防止する９つの方法
仕事のミスを防止するための方法について
詳しくご紹介します。
メールを送るとき
クライアントや取引先など
毎回同じ内容のメールを送る場合
テンプレートを作っている人もいるでしょう。
「宛名」など、その都度書き直さなければならない箇所は
赤字にしたり下線を引くなどして
分かりやすくしておきましょう。
宛名を間違えて送るミスを防ぐことができます。
書類の保管法
タスクの漏れを防ぐために
書類の保管法を工夫しましょう。
簡単なことです。
現在進行中の書類は
デスクの上に縦置きにしましょう。
案件ごとにファイル分けをして並べれば
今自分が取り掛かっている仕事が一目瞭然です。
デスク上に置くことが禁止されている会社であれば
引き出しに立てて保管しましょう。
どちらの場合でも
案件ごとにファイル分けをしましょう。
書類が埋もれてしまうミスを防ぐことができます。
指示は5w1hできれば6w3hで確認
仕事のミスを減らすには
上司から指示を受けたときに
5W1Hを網羅しているかを確認することです。
5W1Hは、学生の頃英語の授業で習ったとおりです。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
上司からの指示にこれらすべて
含まれているでしょうか？
含まれていなければ、その場で確認しましょう。
メモを取る
メモをとることで多くのミスを防げます。
頭に入れようとするよりもラクだし、正確です。
チェック表の活用
日々こなすタスク、一週間に一度行うタスク
一ヶ月に一回行うタスクなど
頻度別のタスクがある人は
チェック表を作りましょう。
特に一ヶ月に一回など間隔がある程度空くタスクは
チェック表があることでミスが防げます。
「仕事終了！」の前にもう一度確認
ひとつの仕事が終了した後
すぐに上司やクライアントに提出する前に
もう一度確認しましょう。
俯瞰した目線で見直すことでミスを発見できます。
「〜だろう」はやめる
思い込みで仕事を進めるのはやめましょう。
「前回こうだったからきっと今回も同じだろう」
「多分上司が指示したいのはこういうことだろう」
「〜だろう」で仕事を進めていることに気づいたら
再確認をしましょう。
仕事の軽重や優先順位を意識する
仕事には、もっとも効率的な順番や軽重があります。
目の前にある仕事にやみくもに取り掛かるのではなく
少し間をおいて効率的な順番を考えるようにしましょう。
重要な仕事を後回しにし、時間がタイトになり
焦ってミスをするといったことを防げます。
休憩する
ひとつの仕事が終わったら
休憩をとりましょう。
脳や体は疲労しています。
そのまま次の仕事にとりかかると
疲労からのミスにつながります。
仕組みづくりはプライベートにも活かせる！
仕事でミスをしやすい部分では
プライベートでも同じようなことをしていないでしょうか？
大切なことを「忘れてしまう」ミスは多くの人に起こりがちです。
下の事例を参考に「忘れない仕組みづくり」を考えてみましょう。
〈事例１〉子供の学校に提出する書類や家に関する大切な書類の提出
支払いなどを忘れてしまう場合
対策：リビングの目立つ場所に書類を貼る
対策：学校からのプリントを渡された瞬間に確認して記入し、子供に渡す
〈事例２〉冷蔵庫の食材を忘れ、ダメにしてしまうことが頻発している場合
対策：庫内の一角を「すぐ食べるスペース」と決め、食事前に必ずチェックする
決めた場所やスペースを「見る」ということだけを
忘れないように習慣づければ
「忘れる」ために起こるミスを防ぐことができます。
ぜひ、プライベートでもミス防止対策を考えてみましょう！
まとめ
いかがですか？
今回は、仕事上のミスを減らしたい人に向けて
おすすめの防止法を９つご紹介しました。
ミスをしやすい人は、自分の特性を知り
防止法を実践することが大切です。
仕事だけでなくプライベートでも
オリジナルのミス防止法を作って実践していきましょう！
