あら？何だかモアイくんが渋い顔をしています。
どうしたのでしょう？
モアイくんのように、上司とうまくコミュニケーションが取れず、ストレスを感じている人は意外と多いのではないでしょうか。
相手は上司なので、話が通じないからといって無視することもできず、なかなか辛いですよね。
そこで今回は、不幸にもそんな話が通じない、“宇宙人上司”の下についてしまった人のために、上手なコミュニケーションの取り方を伝授します。
目次
【1】上司の指示が理解できない時の対処法
指示がわかりにくい上司、いますよね。
部下としては指示されたからには内容を理解しないとと思うのだけど、とにかく何を言っているかわからない、おまけに聞き返すとイライラされる。
こんな場合、どうしたら良いのでしょう？
上司の指示を推察して確認する
上司は、自分のスキルを前提に指示を出しがちです。
そのため、スキルが足りない部下にとっては“言葉足らず”な指示となり、伝わらないことがあります。
この場合、まずは上司が説明を端折った部分を推察し、「〇〇ということですか？」と確認しましょう。
面倒くさがられるかもしれませんが、指示を正確に理解しないうちは、仕事に取り掛かるべきではありません。
もし、指示とは違うことをしてしまったら、余計、面倒なことになるからです。
また、確認することで、上司に(今度からもう少し丁寧に言わないと伝わらないんだな)と、知ってもらうこともできます。
上司特有の言い回しを覚える
システムやデータの名称などは、仕事をしているうちに変わっていくことがあります。
しかし、上司の中には自分が言い慣れた言い方や名称をいつまでも使う人がいます。
そういう上司は指示もそうした言い方でするため、何のことを言っているのかわからないことがあります。
こうした場合は、上司の言い方を変えるのは難しいため、(この上司は〇〇のことを、こういう言い方をする)と覚えてしまいましょう。
指示が早すぎて何を言っているかわからない
これは忙しい上司にありがちです。
部下に仕事を振って、少しでも自分の手を空かせたいと思っているのでしょうが、いかんせん、まくしたてるように話すため、何を言っているのかわからない、というパターンです。
本人はそれでも伝わると思っているのでしょうが、相手の理解度に合わせて話す、という配慮がないため、部下としては困ってしまいます。
こういう上司は、たとえ聞き返しても同じ早さで繰り返してくるだけなので、あなたが理解できるところで、一旦、話を止めましょう。
本来はNGですが、向こうが配慮してくれないなら仕方ないでしょう。
指示が理解できないままよりマシです。
一度話を止め、「〇〇ということですね？」と今までの話を確認したり、「〇〇というのはどういうことですか？」と疑問点があれば質問しましょう。
このように、部分で区切ってり理解していくことで、呪文のような長い指示も攻略できます。
また、話を遮る際には、「すみません、十分理解できているか不安なため、ここまでの指示を確認させてください」などと断りを入れましょう。
そう言われれば、上司も指示を伝えることが目的なので、あなたの話を聞いてくれるはずです。
【2】無茶振りされた時の対処法
こちらの状況を顧みず、仕事の無茶振りをしてくる上司っていますよね。
上司からの依頼なので断ることも難しく、不満が溜まってしまいますよね。
こうした場合の対処法もお伝えします。
状況を説明して期限を延ばしてもらう
抱えている仕事量的に、すぐに取りかかれない時は、その旨を伝え、期限に余裕を持たせてもらいましょう。
その場合は、代わりに他の仕事を別の誰かに振っても良いか、あるいは他の仕事の期限を延ばせないか確認しましょう。
それも許してもらえなかったら、他の人に頼んでくださいと伝え、断るしかありません。
上司からの依頼は断りにくいですが、遂行できないとわかっている仕事を引き受ける方が無責任です。
一度くらい、上司からの仕事を断ったからといって、すぐにあなたの査定に影響することはありません。
他の仕事をしっかりこなしていれば大丈夫です。
スキル不足の場合は正直に伝える
仕事量の問題ではなく、スキル的に行うのが難しい仕事が振られることもあります。
そうした場合は、自分のスキルレベルを正直に上司に伝えましょう。
そうすれば、依頼内容を今のあなたのスキルレベルに合わせたものへ変更してくれるかもしれません。
もしくは、あなたの方から、「今の自分のスキルだと、全てを行うのは難しいです。しかし、〇〇までなら行うことができます」と伝えてもいいでしょう。
【3】話が通じない部下になってないか気をつける
ここまで、話が通じない困った上司への対処法についてお伝えしてきました。
しかし、コミュニケーションが上手くいかない原因を上司のせいだけにはできません。
あなたにも原因がないか、考えてみる必要があります。
たとえば、もっとスキルを上げたり、仕事に精通すれば、上司の指示も理解しやすくなるかもしれません。
上司の伝え方が悪いと不満を抱くだけでなく、まずは自分でできる努力をすることが大切です。
まとめ
今回は、上司と上手くコミュニケーションが取れない時の対処法をお伝えしました。
イライラすることもあるかもしれませんが、いくら不平を言ったところで、人はそう簡単に変わりません。
あなたの上司が突然、物分かりが良くなることも残念ながらないでしょう。
ですから、困った上司を上手く操るつもりで、自分から積極的にコミュニケーションを取り、理解しようと努めましょう。
あなたから働きかけることにより、上司にもあなたのことが伝わり、そこから相互理解の第一歩が始まります。
