【事務職必見！】仕事ができる大人の3つの意識

部署異動の時期になりましたね。

新しい仕事や、今までとは異なった仲間と仕事をする機会が

増えたのではないでしょうか？

周りからの評価は

今後のあなたの信頼にも繋がり

人間関係構築において「仕事ができるか」は

大きな評価ポイントです。

そこで今回は

「事務職必見！できる大人になる3つの意識」

についてご紹介します。

これからお話しする３つを日々の業務内で意識するだけで

仕事に対する姿勢は変わり効率的に業務を進めることができるはずです！

仕事ができる人とは？

まず「できる人」とは

どのような人のことを指すのでしょうか？

どのような素質があれば

「できる人」と思われるのでしょうか？

リーダーシップがあるひと？

コミュニケーション力が高い人？

丁寧に仕事をする人？

色々想像してみてください！

あなたはどのような人に仕事を頼みたいと思いますか？

私が考える「仕事ができる人」とは

『データや資料がすぐに出てくるひと』です。

例えば以下のようなシチュエーションを

思い起こしてみてください。

会議資料を作成しているAさん。

毎回決まった資料を用意していますが

実はそれら以外にもこっそり用意している

データや資料があるのです。

つまり必要なデータ以外にも

独自に集計したデータを実は持っていて

会議の議題に挙がった時に

「実は○○のような統計があります」

というのです。

ここで重要なのは

「頼まれていないデータを集計し、資料として手元に置いておく」

ことです。

この一連の流れを当たり前かのように自然にできる人は

高い評価を得られるでしょう。

つまり言われていなくても必要だと思うものやフォローできることを自分で探し

先回りして準備しておくことが「できる人」の仕事術なのです。

できる人になるための意識3つ

先ほどの例のような人材になるためには

具体的にどのように業務を進めていけばいいのでしょうか？

業務やマニュアルにはない

「必要でないことをする」というのは

業務効率化とは相反するとも思われがちですよね。

しかし、効率的な仕事をすることで空いた時間を

それらに充てるのはいかがでしょうか？

日々のルーティーンや仕事への意識を

少し帰るだけで大幅に効率化は進むはずです。

① 朝1番にするのはTodoリスト作成

効率化のために、まずは出社してすぐ

Todoリストを作成しましょう！

Todoリストとは今日やるべきことを書き出す作業のことを指しますが

書き出し方に効率化のポイントは隠れています。

そのポイントとは

「メールを確認する前にtodoリストを作成する」

ということです。

まず朝一番はメールを確認して

そのあとtodoリストを作るという方が多いはず。

しかしメールを見始めたら

そのメールの内容を遡って資料を探し始めたり

今後の方針を上司とすぐに話し合ったりしてしまいがち。

メールの返信だけでもう昼前になってしまうなんてことも…。

一度立ち返って考えてみてください。

そのメールは本当にすぐ返信しなければいけない内容ですか？

そのメール以上に優先度の高い仕事はありませんか？

このように立ち返るときに

役立つのがtodoリストです。

優先度の高いものを目で見て確認することができますし

そこで作業にかかる時間も明記しながらスケジュールを組めば

1日の業務工程を組むことができます。

加えて、退勤30分前は空白の時間を作ることもおススメです。

イレギュラーなどで作業がおした場合

最後の30分を使って補うことができますよね。

②データは分かりやすくカテゴライズして保存

2つ目は、PC内でのデータ保存の仕方です。

忙しいからといって

とりあえずデスクトップに保存するというのは

業務効率化につながりません。

「あのデータどこに入れたっけ？」って探し始めるほど

無駄な時間はないですよね。

いくら急いでいたとしても

必ず定めた場所に保存するようにしましょう。

そしてフォルダは分かりやすいようにカテゴライズし

細かく割り振っておくことが大切です。

この面倒なひと手間こそが

後の業務効率化につながっていくのです。

③作業しながら、職場内の会話や電話の内容を聞く

3つ目は自分が作業している時に

自分以外の人たちが話している会話にも

耳を傾けておくということです。

集中していてそんなことできない！

と思うかもしれませんが

ほんの少しの意識だけで

聞き取ることができますよ。

自分以外の人の会話は

意外と情報収集の宝箱です。

その同僚がどんな仕事をしていて

どんなことに悩んでいるのか

今後の業務についても知ることができ

部署全体の状況を把握することができます。

そして状況を知ることによって

先回りした仕事やすこしの心遣いが

できるかもしれませんよね。

先回りして準備するためには

まず相手の状況や仕事の進捗

悩み事に気づく必要があります。

そのため同僚同士の会話に意識を傾け

「自分にできること」を見つけましょう。

また、電話の内容を聞いておくことも大切です。

これは自分が電話を受けた時

内容を把握しておくことで

誰にとりつけばいいか即座に判断できると同時に

伝言を預かったときもわかりやすく相手に伝えるここができるからです。

まとめ

今回は事務の業務内容をメインに

仕事がはかどる3つの意識についてご紹介しました。

まず、できる大人とは

「データや資料がすぐに出てくる人」

でしたね。

会議中、用意していない質問が上司に向けられた場合

速やかにデータを提示しフォローできることこそが

できる事務員と言えます。

そのために意識することは3つ。

朝一番のＴodoリストの作成
データをカテゴライズして保存する
同僚同士の会話や電話内容に耳を傾ける

でした。

春から心機一転、転職する人も

部署の総入れ替えでメンバーや環境が変わる人にも適した内容です。

意識するだけでも変わるはずなので

ぜひお試しください！