意外と知らないメールマナーについて★ビジネスメール編

緊急事態宣言の調整が行われていますね。
昨年から出社せずに仕事を行えるように、様々な企業がテレワークに切り替えを行ってきました。
今回の宣言で、更にテレワークの需要が増えることになりそうです。

今までは、直接の商談や会って話をする、そういったことがメジャーでしたね。
しかし、テレワークが増えていくことで、今後は今まで以上にビジネスにおいて、メールなどのやり取りが大変増えてくることと思います。

今一度、ビジネスメールについてのマナーを見直ししてみませんか?

そのビジネスメール正しいですか?

メールは、手紙等のようにマナーがないため、とても気軽に使いやすいツールです。
ですから、尚更知らないうちにマナー違反をしている可能性が高いのです。
やりがちなマナー違反をみていきましょう。



【ビジネスメールのNG】

1. 「取り急ぎ~」はダメ

急いでいるのはこちら側の事情なので、お客さまや上司に使うのは好ましくない表現。

2.メールでのクレーム対応

表情などの細かいニュアンスが伝わりにくいため、電話などを使うことが望ましい。

3.メールの誤送信

送る相手を間違えた場合、できるだけ早急にお詫びのメールを送ること。

4.大きい添付データ

容量の大きいメールは相手にとって迷惑になるため、添付を避け、データを分割したり、圧縮するなど工夫して送信する。

いかがでしたか?
これら4つのビジネスメールのマナー違反、意外とやってしまったという人も多いのではないでしょうか。
特に、2のメールの誤送信については、プライベートとビジネス用の携帯を同じにしている場合など、細心の注意を払わないといけませんね。

また、4の大きい添付データのやりとりを行うのは、ファイル転送サービスなどを利用している方も多いと思います。
筆者が利用したことのある、オススメのファイル転送サービスをいくつかピックアップします。


【オススメファイル転送サービス】

どのファイル転送サービスもそれぞれ特徴があり、セキュリティや登録の仕方も違いますので、使用するデータに最適なサービスを選ばれると良いと思います。
また、相手側のファイルの送受信において、指定がある場合もあります。
そのあたりもしっかりと確認してからデータのやり取りをしましょう。

1の「取り急ぎ~」を使用する場合には、「まずは用件のみお伝えさせていただきました」とする表現が良いとのこと。
使いやすい文なので、ついつい使ってしまいがちですし、仕事に追われて長々とメールを打つ暇がない忙しさもわかるので、そういった場合にも対応できるように、予めビジネスメールのテンプレートなどを作っておくのも良いかもしれません。

  • 件名はわかりやすく短くまとめるのが基本。
  • 宛先にも相手方の名前の後に様をつける。
  • 冒頭の挨拶も大事。
  • 本文は、1行35文字以内、1段落5行ほどにとどめる。
  • 署名は、名前、会社名、連絡先を明記すること。

相手の立場になって、読みやすい内容や見た目になっているかどうか、しっかりチェックして送りましょう。
なるべく要件をまとめて、何度もメールのやり取りをしなくて済むようにしておくことも大切です。

そうしないと、お互いにメールの返信のみで手間や時間をとられてしまうことになります。
メールは便利ですが、顔が見えない分、より一層の配慮をしないといけません。
挨拶や、本文の最後に、相手を気遣う一言などをさりげなく入れることもポイントです。

ビジネスメールには、ビジネスレターのような、決まった定型文がないからこそ、自分でいかようにもわかりやすく、読みやすく、伝わりやすくすることができます。
手書きのビジネスレターのように、字から人柄が伝わるというようなことはビジネスメールにはありませんが、ある程度の大まかな形をより丁寧に整えていくと、自分の良さが出てきます。
言葉の選び方ひとつひとつ丁寧に整えていきます。
誰にでも同じように見えるビジネスメールだからこそ、そういったほんの少しの違いが、相手にとって受け取る印象を変化させます。誰がやっても、誰が書いても同じではないのです。
仕事というものは、小さな誰にでもわからないようなことこそ、その仕事をした人の良さというものが現れやすいものなのです。
ビジネスマナーというのは、相手に心地良くいてもらう、そして自分自身のことも仕事がしっかりできる人だと思ってもらい、関係性を良好にして仕事を円滑に行うために必要なものです。
自分も丁寧に接してもらったり、おもてなしを受けると大変心地良く、嬉しいものですから、それを相手にもできることは素敵ですね。

【まとめ】

  1. ビジネスメールは、相手のことを考えて作成する。
  2. ビジネスメールのマナー違反に気を付ける。
  3. ほんの少しの気遣いや、丁寧さを込めてビジネスメールを送る。

いかがでしたか?
意外と見落としていたと反省する部分もあったのではないでしょうか。
相手への気遣いができる人は、どのような仕事であっても丁寧です。
今回は、こちらの参考文献がとてもオススメです。

ビジネスメール以外にも、ビジネスマナーの基本がわかりやすく学べます。
どうぞ、参考になさってくださいね。

参考文献:『三越伊勢丹さん、マナーで失敗しない方法を教えてください』森下えみこ 宝島社