1分で読める【教えて！モアイくん】異動が決まったらやるべきこと

あら？
何だか朝からモアイくんが
そわそわしています。
どうしたのでしょう。

今日から新しい部署に異動なんだ。緊張しちゃって…

確かに4月は異動の季節ですね。
ひとたび異動が決まると
挨拶や引継ぎなど
限られた時間で
やらなくてはいけないことが多く
慌ててしまう人もいるでしょう。

そこで今回は
異動が決まったらやるべきことを
お伝えします。

ここに書いてあることを
1つずつこなしていけば
スムーズに異動を終えられるはずですよ。

１業務の引継ぎ

異動の内示が出たら
業務引継ぎのための
資料作りを始めましょう。

実際の引継ぎ業務前に資料を揃えておくんだね！

その際、担当者である
あなただからこそ知っている
「生きた」情報やコツを盛り込みましょう。

たとえば業務フローを作成する際も
ミスしやすい箇所を
あなたなりに工夫している点があれば
それを伝えたり
取引先担当者の性格など
あなたが把握していることがあれば
伝えるようにましょう。

２挨拶は正式な辞令がでてから

異動の内示を経て
正式な辞令が出たら
挨拶を行いましょう。

同時に
事前に作成しておいた
資料をもとに
業務の引継ぎも始めましょう。

異動の挨拶をする相手は
大きく分けて
「現部署」「異動先」「取引先」の
3つです。

挨拶の仕方には
口頭とメールの2つがありますが
お世話になった上司などには
時間や状況が許すなら
直接挨拶に行きましょう。

どうしてもメールになってしまう場合も
テンプレの一斉送信は避けましょう。

基本のテンプレに
その人のとの関係性や
エピソードを加えたものを
個別で送るようにしましょう。

また、取引先にも後任の紹介を兼ねて
なるべく直接挨拶に行った方が良いでしょう。

挨拶の内容としては
現部署に対しては「感謝」を
移動先には「意欲」を示すのが
基本です。

格好いい言葉や言い方をする必要はありません
ありがとうございました
これから頑張ります
極端な話、この2点が伝われば十分です。

気負わず、礼儀正しく、自分らしく伝えよう！

2-1現部署への異動の挨拶

現部署の人には
辞令が出た時点で
あなたが異動することは
伝わっているかもしれません。

それでも改めて
挨拶するのが礼儀です。

これからも仕事で関わることが
あるかもしれないため
立つ鳥跡を濁さずでいきましょう。

2-1-1メールで挨拶する場合

メールで挨拶する場合は
「情報」と「感謝の気持ち」の
両方を伝えましょう。

情報とは

具体的な異動日
異動先(部署名・連絡先)
異動後の自分の連絡先

などです。

2-1-2スピーチを求められた場合

長くその部署で働いていたのであれば
現部署での最終日にスピーチを
求められることがあります。

これが緊張するんだよ～

まず前提として
あなたがスピーチをしている間も
他の人にとっては通常の業務時間であり
仕事を止めてあなたのスピーチを聞いている
ということを忘れてはいけません。

ですから
スピーチで一番大切なことは
簡潔に済ます
ということです。

内容としては
「現部署での思い出・得られた経験」を
話したうえで
移動先でも頑張ります
という気持ちを伝えましょう。

エピソードが思いつかない
上手く話す自信がない場合は
「お世話になりました。新しい部署でも頑張ります」
これだけでも充分です。

現部署にいる間に、ロッカーや机の掃除も済ませておこう！

2-2異動先の部署への挨拶

異動先の部署への挨拶で
一番伝えるべきことは
「よろしくお願いします」
という気持ちです。

どの部署へ行っても
仕事の要は人間関係です。

それを円滑にするためにも
最初の挨拶は丁寧、謙虚にを
心がけましょう。

今までの実績やキャリアをアピールし過ぎるのはNGだよ

2-2-1事前にメールで伝える

異動先の部署へは
異動日前にメールで
自己紹介を兼ねた挨拶を
しておきましょう。

事前に異動先の人に
あなたのことを知ってもらうことで
異動初日の挨拶も伝わりやすくなります。

内容としては
あなたが関わってきた業務と
新しい部署での抱負を伝えましょう。

簡潔な文章で構いません。

2-2-2異動初日の挨拶が肝心

第一印象は出会って数秒で
決まると言われます。

あなたの新部署での印象も
初日の挨拶で決まります。

とはいえ
事前にメールであなたのことは
ある程度伝わっているはずです。

なので、気負わず話せば大丈夫です。
内容はメールと被っていても構いません。

内容より重要なことは
笑顔でハキハキ話すことです。

ポイントは好印象を残そうとするより、悪い印象を与えないことだよ

2-3取引先への異動の挨拶

取引先には社内以上に
丁寧な挨拶がが必要です。

そのポイントは
「お礼」と「後任の紹介」です。

取引先への挨拶は
後任の紹介も兼ねて
直接訪問するのが基本です。

しかし
状況によっては
メールで済ませるのもありです。

どちらにせよ
今までのお礼はもちろん
後任の名前や連絡先などの情報を
しっかり伝えましょう。

直接出向く場合は
後任を伴い
挨拶と名刺交換を
させるようにしましょう。

訪問せずメールだと
後任がどんな人間か
取引先に伝わりにくいという
デメリットがあります。

それにより
取引先を不安にさせたり
不信感を持たれてはいけません。

メールで挨拶する際は
文面に後任の連絡先などの
基本情報以外に
パーソナリティがわかる情報を加えたり
後任から直接メールを送らせるようにしましょう。

ただし、取引先へのメールは
社内の人間に送る以上に
言葉遣いに気をつける必要があります。

後任が新人の場合は
送る前にあなたがチェックしましょう。

もちろん複数の取引先へ同じ内容を一斉送信するのもNGだよ！

まとめ

いかがだったでしょうか。

社会人であれば
異動はつきものです。

不安もあるでしょうが
社内でのステップアップの機会と捉え
粛々とやるべきことを進めていきましょう！