「あの人は仕事が早いなあ。それに比べて自分は、どうして効率的に仕事が出来ないんだろう・・・」
こんな悩みを抱えている人、多いのではないでしょうか。
同じ仕事をしていても、効率の良い人・悪い人というのがいます。
その違いは何なのでしょう？
どうしたら効率よくなれるのでしょうか？
そこで今回は、効率アップの方法についてご紹介します。
目次
仕事で効率が重要視される理由
企業にとって大切なことのひとつは、同じ時間・同じ人件費でより生産性を上げることです。
そのために必要不可欠となるのが「効率よく仕事をする」ということ。
「自分ひとりで取り掛かる仕事だから、マイペースにやってもいいや」という考えでダラダラ残業をしていると、会社はその分経費がかさむことになります。
当然、自分自身のプライベートの時間も削られるため、いいことはありません。
自分のためにも会社のためにも、「効率」を考えて仕事をすることが大切なのです。
効率アップするための９つの方法
完璧を求めず、程よい加減で仕事を仕上げる
仕事では「丁寧だけど仕事が遅い」よりも、一定以上の仕上がりであれば早いほうがいいと判断されることが多いです。
もちろん、質が悪いのは論外ですが、ある程度の質が保てるならば、それ以上を目指すよりも「これでいい」と思えることが大切です。
仕事は自己満足の世界ではなく、「求められていることを求められているレベルで達成するもの」です。
求められている以上の仕事をするのではなく、上手に妥協点を見つけましょう。
仕事の全体像とゴールを理解する
まず、仕事に取り掛かるときに、その仕事の全体像を把握すること、そしてゴールは何かを自分で理解するようにしましょう。
ゴールが明確でないと、仕事は必然的にスローダウンしてしまいます。
優先順位をつける
ゴールが分かったら仕事を細分化し、ひとつひとつのタスクに優先順位をつけましょう。
タスクの量が多い仕事ならば、To Doリストを作るのもおすすめです。
無駄を省く
効率アップには、とにかく無駄を省くことが重要です。
無駄な動作・無駄な取り組みはとにかく排除するよう意識しましょう。
集中タイムはメールの通知オフにする
メールやチャットの通知をオンにしていると、そのたびに気持ちがそちらに持っていかれます。
「読むのは後にしよう」と思っても、その後もしばらく気になって、結局メールを開いてしまったりもしますよね。
そこでおすすめなのが、資料作成など集中して仕事をしたいときは通知をオフにしてしまうことです。
「これを仕上げる40分間は、メールもチャットも絶対に受けない！」と決めてしまいましょう。
締め切りの時間を設定する
以前に「タイムマネジメント」の記事でもご紹介しましたが、取り組む仕事のひとつひとつに対して、締め切りの時間を設けるようにしましょう。
「〇時までに終わらせる」「会議が始まるまで終わらせる」など区切りを設けることが大切です。
それがないと、どうしてもダラダラとしてしまうし、気が散って何となくメールチェックをしたり、誰かに話しかけたりといった行動に走ってしまいがちです。
誰かに振れる仕事はないか考える
仕事の効率を考えるなら、仕事をひとりで抱え込まず他の人にお願いできる部分はお願いすることです。
このときにも、「完璧を求めすぎない」ということが大切になります。
自分の理想形の仕上がりにしたいと思うと、仕事を人に振ることに消極的になるし、たとえ誰かにお願いしても自分が満足できないと結局やり直したりしてしまいます。
しかし、その結果得られるのは、自己満足だけです。
効率という観点からすると低くなるので、気を付けましょう。
デスク周りを整理整頓しておく
どこに何があるか明確になっているかどうかは、仕事のスピードを左右します。
モノを探している時間の分だけ、効率は下がります。
「散らかっているけど、自分はどこに何があるか分かっている」という人もいるかもしれませんが、積み上げられた荷物の奥底から必要書類を引っ張り出しているとしたら、それも時間のロスにつながります。
トヨタ自動車では、オフィスや工場でのすべてのものの定位置を決めているそうです。
余計な動きやモノを探す時間がなくなることで生産性があがるという概念で、徹底しているそうです。
また、文具メーカーのコクヨでは、毎日使うものはデスクに出しっぱなして、さらに右利きなら文具は右側に置くなど、配置も工夫しているそうです。
そして、引き出しの１段目は時々使うもの、２段目は私物、といった具合に定めているそうです。
このように、会社の取り組みとして整理整頓を徹底している企業もあります。
整理整頓は、仕事を効率化し、会社全体の生産性を高めるために必要不可欠なのです。
業務終了後の振り返りをする
仕事も勉強と同じです。
勉強は、いちど問題を解くだけで終わりにしたら何も身につきませんよね。
丸付けをして間違えた問題を解きなおすことでようやく身につきます。
仕事も、やってやりっぱなしでは次につながりません。
自分の仕事を振り返り
「ここの部分は効率的ではなかった。次にもっと効率を上げるためにどうしたらいいか？」
といったことを考え、次回それを実行することで、効率が上がるようになるものです。
振り返りを必ず行うようにしましょう。
まとめ
いかがですか？
仕事の効率が上がれば、生産性も上がるし自分のプライベートな時間も多くなり、会社にとっても自分にとってもwin-winの関係になれます。
効率アップの方法のほとんどは難しいことではなく、今まで意識しなかったことに意識を向け、振り返りの時間を持つことでできるようになります。
ぜひ、実践してみてくださいね！
