「会議でファシリテーターを任されたけれど、具体的にどうしたらいいか分からない」
「司会との違いは何だろう？」
ファシリテーターを任されたときにその役割が明確にわからず「どんなことをすればいいのか」「何に気をつけたらいいのか」分からず困惑することもあるでしょう。
ファシリテーターをするためには、その役割を理解しいくつかのスキルを持つことが必要です。
本記事では、ファシリテーターの目的、役割、必要なスキルについてご紹介します。
目次
ファシリテーターとは？ その目的
ファシリテーターとは、会議やミーティング、研修などがスムーズに進行するようナビゲートする人物のことです。
参加者の発言を平等に引き出し、会議をゴールに導く進行役になります。
会議中は参加者に適宜質問などをして意見やアイデアをまとめます。
話し合いには参加せず、中立的な立場を保ちます。
その上で参加者全員が納得する結論へと導くことが求められます。
司会との違いは、参加者に問いかけを行い意見やアイデアをまとめることです。
参加者全員が納得する結論へと導くことが求められます。
簡単なスキルではありませんが、ファシリテーターがうまく機能することで会議が実りあるものになります。
ファシリテーターがいることのメリット
ファシリテーターがいることで、会議の生産性がアップします。
話が脱線しそうになったり論点がずれてきた際には、適切に軌道修正してくれるのがファシリテーターです。
参加者全員に発言することを促し、話しやすい空気感を作り出すことでよいアイデアが出やすくなります。
ファシリテーターなしに会議を行った場合、とりとめもなく意見が出されて話がまとまらず時間切れになることもあります。
ファシリテーターがいることで全員が会議の目的と理由を深く理解し、当事者レベルを持ち、納得できる結論が導かれます。
ファシリテーターの仕事と役割
本項では、ファシリテーターの仕事と役割について詳しくご紹介します。
目的とゴールを設定する
会議やミーティング、研修などそれぞれに目的と得たい成果があります。
ファシリテーターの仕事は、目的を明確にしゴールを設定することです。
会議の工程づくりとルールづくり
ゴールまでの工程を作ります。
会議の台本のようなものです。
時間内にゴールに到達できるよう工程を組みましょう。
会議では参加者からはさまざまな意見が出ることが予想されます。
全員が積極的に意見を言うこと、相手の意見を否定しないこと、ひとりが発言しすぎないことなどをルールに盛り込みましょう。
会議の質を向上させる
問題解決など目標をクリアするために適宜サポートを行います。
話が脱線しそうだったら本筋に戻るよう誘導し、充実した時間になるようにします。
偏りなく全員から意見を引き出す
活発に意見を言う参加者もいれば、発言が少ない参加者もいます。
発言が少ない参加者にはうまく発言を促し、すべての参加者から意見が出る場にしましょう。
全員が発言をできる空気感を作り出すのもファシリテーターの役割です。
時間を管理する
ゴールまでの時間管理はもちろん、ひとりひとりの発言の時間管理をしましょう。
発言の長さに偏りがないように調整しましょう。
客観的で中立な立場を保つ
ファシリテーターは進行役であり調整役です。
偏りのない中立の立場を保つことを意識しましょう。
ファシリテーターに必要なスキル
ファシリテーターを担う人材には必要なスキルがあります。
進行するスキル
目的やルールを明確にしゴールに導くのがファシリテーターの役割です。
適宜話題を修正し、場合によっては盛り上がった場を仕切り直してゴールへと進行していきます。
意見を引き出すスキル
発言の少ない参加者からは意見を引き出すスキルが必要です。
発言しやすいようファシリテーターから働きかけましょう。
和やかな雰囲気を作り出すスキル
参加者が意見を出しやすい会議にするためには和やかな雰囲気を作ることが大切です。
聴くスキル
参加者の発言をよく聴き、内容に応じて次の発言者を指名したりアイデアの意図を汲み取りましょう。
質問するスキル
参加者の意見が曖昧なときに発言の意図を汲み取ったり、意図が周りに伝わるよう質問をするスキルが必要です。
結論に導くスキル
ファシリテーターのもっとも大切な役割は、さまざまな意見や考えを結論に導くことです。
個々の主張を整理して議論の全体像や論点を明確にして全員が納得できる結論を目指します。
まとめ
いかがですか？
今回は、ファシリテーターに任命された人向けに、ファシリテーターの仕事と役割、必要なスキルについて解説しました。
ファシリテーションがうまく機能する会議は、時間内にゴールにたどり着き全員が納得できる結論にたどり着きます。
さまざまなスキルが必要ですが、とてもやりがいのある役割です。
自分のスキルにするために積極的に取り組みましょう！
