作業効率UP!仕事が出来るビジネスマンの優先順位の決め方とは!?

(2020年4月27日 更新)

ご自身の仕事の優先順位を正しく見極められていますか?

優先順位は自身の仕事の評判に関わりがあります。

出世が早く、評価される人は正しい優先順位を見極められる人だとも言われています。

今回は、仕事ができるビジネスマンの「実践」している優先順位の見極め方とそのポイントについてご紹介します。

優先順位が重要な理由

優先順位は仕事効率や集中力に大きく影響を及ぼしている重要な要因と言えます。

正しい優先順位を見極めることは、ご自身の仕事の評価につながります。

その他にも喜ばしいことは沢山あります。効率よく動くことで残業時間削減やプライベートの充実などにもつながるのです。

仕事をパターン化してみよう

仕事の効率がいい人が実践しているのは、仕事内容に応じて4つのパターンに振り分けしているのです。

パターンA 重要かつ緊急性がある
パターンB 重要だが緊急性がない
パターンC 重要ではないが緊急性がある
パターンD 重要でなく緊急性もない

 

4つのパターンに振り分けていく癖をつけましょう。

重要度や緊急度を1番に考えて順番を決めるのがポイントです。

作業効率をあげるためにやるべき3つのこと

①前日にTODOリストを作成 

やるべき仕事を書き出してリスト化することで、やるべき仕事が何なのか一目でわかるようになります。

TODOリストをみて、優先順位を付けることができるのです。

前日にリスト化することで、翌日そのリストを確認し仕事をすることが出来るので効率upします。

TODOリストはご自身が確認しやすい場所で管理するのがベストです。例えば、手帳やスケジュールツールなどが一般的です。新たな仕事が入るとリストはその都度変更するので、直ぐに書き換え可能なものが適しています。

 

おすすめの管理ツール(TODOリスト)

メリット デメリット
Google Keep ・最低限の機能しかない為容量が軽い

・ブラウザさえあればどんなOSでも利用可

・日付や時刻の入力が超簡単

・PDFファイルを保存できない

・公開機能はない

Microsoft-to-do ・使用するプラットフォームを選ばない

・Outlookと連携

・機能が少なすぎる

・優先順位または順番を任意に設定できない

Trello ・Googleカレンダーとの共有

・強力なセキュリティ

・タスクの区別がつきにくい

パソコンやスマホ両方で操作可能なツールです。

社内や社外でも使えるツールの方が便利です。

②時間を設定 

仕事に期限がある方が仕事効率はupします。

危機感があると人は集中力が高くなり、物事を終わらす力が高まります。

これは、科学的にも証明された事実なのです。

具体的に考えると個々の仕事の終了時間を決めるのです。必ずしもその時間内で行わなければならない訳ではありませんが、時間制限があった方が集中力を高めることができ、作業効率が上がります。

なので急な仕事が発生した場合でも柔軟に対応することが可能となります。

③仕事をふる

部下の能力を見極め仕事を与えるのも上司の役目です。

そして、仕事を振ることで部下の指導も同時にできます。 

部下をしっかり信用・信頼し、思い切って仕事を任せる勇気を持ちましょう!

まとめ

仕事をするにあたって優先順位をつけることはとても大切です。

優先順位次第で作業効率に影響を及ぼし、ご自身の評価にも関わってきます。

優先順位を見極めている人は、出世や高評価を得ている人がとても多いでしょう。

評価以外でも、スキルアップやプライベートの充実などに時間を費やすことができます。それによって、更に良い仕事ができるようなるでしょう。

優先順位がわからない場合は仕事のできる人を観察して真似をしてみてください。

仕事ができる人を真似することで、仕事の効率的な進め方やテクニックがみえてくるはずです。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です